مهر ۲۷, ۱۳۹۷

با لبخند پاسخگوی شما هستیم : ۳۶۳۸۳۱۰۱-۰۷۱

چطور نامه های دریافتی را مرتب کنیم؟

چطور نامه های دریافتی را مرتب کنیم؟

 

تفکیک نامه های دریافتی

مدارک رسیده یا از منابع درونی دریافت می شود یا با پست از بیرون می آید که باید به آنها توجه کرد. وقتی جلوی صندوق پستی تان، باجه یا دفتر توزیع نامه ها ایستاده اید، در همان جا یک نظر اجمالی به نامه هایتان بیاندازید و به محض رسیدن به کنار میزتان، حتی الامکان چیزهای غیرضروری و بدرد نخور را دور بریزید. بیشتر نامه های غیر سفارشی بدرد نمی خورد و احتمال خیلی کمی دارد که شما به اطلاعاتشان نیازی داشته باشید.

هرآنچه از نامه ها باقی مانده باید بر اساس بخش های منطقی تفکیک شود. شما برای تفکیک نامه های دریافتی ۳ راه دارید:

 

اولویت – اقدام – تاریخ

تفکیک نامه ها بر اساس اولویت

مدارک دریافتی خود را به چهار پوشه الف – ب – ج – د ، تقسیم کنید.

 

الف – مدارکی که ارزش بالایی دارند و باید همین امروز انجام شوند.

ب – این مدارک هم دارای ارزش بالایی هستند اما فرصت ۳-۴ روزه برای اقدام دارند.

ج – مدارکی که کم اهمیت هستند و موعد مقرر برای آن ها ذکر نشده. بعضی از آن ها را خودتان انجام دهید و تا جایی که امکان دارد به دیگران واگزار کنید.

د – مدارکی که باید بایگانی شوند.

تقسیم بر اساس اولویت به شما خاطرنشان می کند که کدام یک از آن ها مهم تر است. این چهار گروه مدرک بعدا جزئی از برنامه کاری شما خواهند شد.

 مورد الف باید تا پایان روز و گاهی تا قبل از ظهر انجام شود.

مورد ب بعدا انجام می شود

مورد ج هر وقت زمان مناسب فرا برسد و وقت اجازه دهد.

مورد د هم که فوری توزیع و به دیگران محول  می شود.

این روش برای شغل هایی که درصد بالایی از وظایف مستلزم اقدام سریع و از لحاظ زمانی حساس است، بسیار مفید واقع می شود.

تفکیک نامه ها بر اساس افدام

کنارهم گذاشتن موارد یکسان هم در مورد نامه های رسیده خیلی خوب جواب می دهد. تمام آنچه را مستلزم جوابی مشابه است، تفکیک کنید و در کنارهم قرار دهید. تقسیمات ممکن است شامل :

 

۱- نوشتن یا دیکته کردن جواب  ( اولین پیش نویس، پیشنهاد طرح، جواب به یک شکایت )

۲- امضا کردن

۳- اقدامات روز ( تمام مواردی که پرونده ندارد و باید تا پایان روز انجام شود )

۴- تحقیق ( پروژه های بزرگ، تاریخچه ای از وضعیت، موضوع بحث با افراد دیگر )

تفکیک نامه ها بر اساس تاریخ

برای تفکیک نامه ها می شود از تاریخ استفاده کرد. این کار برای کارهایی که حساسیت زمانی دارد و پروژه فاقد موضوع است یا جای منطقی دیگری برای گذاشتن آنها وجود ندارد مفید است. از ۴ پوشه با عناوین افدامات امروز، اقدامات این هفته، اقدامات این ماه ، اقدامات ماه بعد استفاده کنید.

 

در مواردی هم می توان از ترکیب تفکیک ها استفاده کرد ولی زمان بیشتری می گیرد

درباره نویسنده

مدیر سایت مجموعه پارسیان کارآفرین هستم. علاقه زیادی به مباحث مدیریتی و کسب و کار دارم.

پست های مرتبط

نظر شما درباره این مطلب چیست؟

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *